Обязывающее условие вести учет всех БСО, предусматривает особый порядок получения и выдачи таких бланков, который должен соответствовать нормам
Положения, утвержденного Правительством РФ (№359).
Для обеспечения работы по приему и передаче этих бланков создается постоянно действующая комиссия, в обязанности которой будет входить работа по осуществлению контроля за приемом и передачей бланков.
Изначально, работа с БСО связана с их приемом от организаций, выпускающих бланки. Соответственно подлежит оформлению акт приема передачи БСО. Составлению акта предшествует проверка бланков лицом ответственным за их учет. Такая проверка осуществляется в день поступления указанных документов, в присутствии представителя организации передающей бланки и членов комиссии. Материально-ответственное лицо обязано сверить все БСО по их номерам и сериям, а также количественному составу, с данными сопроводительных документов передающей стороны. В акте приема подлежат отражению все сведения о бланках детально (общее количество, серии, номера каждого бланка в отдельности). Такой акт подписывается всеми присутствующими при приеме БСО лицами и утверждается непосредственным руководителем организации (ИП) и служит основанием для ответственного лица принять на учет бланки документов строгой отчетности.
При осуществлении деятельности организацией (ИП) БСО выдаются должностным лицам. Соответственно подлежит оформлению акт передачи. Передача бланков может носить временных или количественный характер. При передаче БСО на определенное время, подлежит оформлению акт передачи с указанием конкретного периода, на который выдаются БСО. При передаче бланков по показателю их количества, подлежит оформлению акт передачи БСО с указанием конкретно переданного количества бланков. Общие требования о детализации бланков в акте остаются неизменными. О выдаче БСО должностным лицам делается отметка в журнале учета БСО. Принимают бланки эти лица под роспись. Возврат неиспользованных, испорченных и копии использованных бланков осуществляется в порядке и сроки, установленные руководителем. Такой возврат фиксируется в книге учета и визируется материально-ответственным лицом.
Акты приема и передачи БСО не имеют строго установленной формы, они разрабатываются и утверждаются организацией (ИП) самостоятельно. При разработке формы актов следует учесть положения ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете», содержащей обязательные реквизиты к документам, чьи формы не утверждены унифицировано.
Акты должны находиться в книге учета БСО, в течение всего времени использования такого журнала. Проводимая инвентаризация, касается составленных актов в том же порядке и сроки, какие установленные для инвентаризации БСО. Сроки хранения актов устанавливаются руководителем и зависят от сроков использования и хранения журнала учета БСО. По истечению установленных сроков хранения, акты подлежат уничтожению в общем порядке, установленном для БСО.
