Для того, чтобы все документы были в полном порядке и идеальной сохранности, нужно обеспечить определенные условия в тех помещениях, где размещается архив. Рассмотрим основные виды опасностей для бумаг и способы их предотвращения.
Огонь
Бумага — крайне легко возгорается, поэтому если в архиве возникает пожар, то спасти его практически нереально. Защитить помещение от огня способны:
- надежная система пожарной сигнализации;
- эффективная система пожаротушения, причем та, которая подходит для работы с документами, то есть порошковая.
Очень важно, чтобы стеллажи и другая мебель были сделаны из негорючих материалов, об этом будет подробнее рассказано в разделе про мебель. В идеале все стены, потолок, пол и другие поверхности также должны быть обшиты негорючими панелями.
Кража
Профессиональное архивное хранение конфиденциальных документов предполагает их постоянную защиту от любого несанкционированного доступа. Никто, даже сотрудники самой компании, в которой создается архив, не могут в любой момент получать бумаги из хранилища. Обязательно должно быть ответственное лицо, которое всегда следит за тем, у кого и что находится в пользовании. Необходимо установить охранную сигнализацию, которая защитит помещение от проникновения злоумышленников.
В идеале информацию хранят в зашифрованном виде, чтобы только ответственное за архив лицо могло найти нужный документ.
Яркий свет, сильная влажность, неудачный температурный режим
Для того, чтобы распечатанные листы пребывали в первозданном состоянии, нужно поддерживать определенные условия хранения:
- средняя температура (одинаково вредны и низкие, и высокие градусы);
- затемненность, так как на свету информация может просто выгореть;
- средняя влажность (от высокой может образоваться плесень или волнистость, а от низкой волокна просто растрескаются).
В профессиональных хранилищах нужный режим поддерживает специальное оборудование. Если же вы готовите помещение самостоятельно, нужно выбирать теплые, сухие, но не слишком жаркие места. Для этих целей не подходят подвалы и чердаки.
Насекомые, гниение и другие биологические вредители
Защиту от этих напастей обеспечивает, прежде всего, правильно подобранная мебель. Как уже было сказано, она должна быть сделана из негорючих материалов. Чаще всего используются металлические стеллажи, так как они не подвержены гниению, в них не заводятся древесные жучки, опасные и для бумаги, они не склонны к появлению плесени и другим подобным вещам.
Кроме того, в помещении, где хранятся ценные листы, ни в коем случае не допускается открытых настежь окон, разведения цветов и комнатных растений, присутствия животных и т.д.
