Любое успешное предприятие уже давно ввело автоматизированную систему электронного документооборота. Так легче организовывать деятельность, и не тратить человеческие ресурсы на компьютерные возможности програм. Особенно сегодня на современном этапе развития данный вопрос актуален, поэтому важно понимать какие преимущества мы получаем и как автоматизация электронного документооборота устроена.
Кто использует автоматизированную систему
Сегодня работать без компьютеров, выхода в интернет и специализированных программ просто не возможно, особенно для современной предприятий. Все давно отказываются от бумажной волокиты и переходят к электронным версиям счетов, расходных накладных, ТТН и так далее. Для многих это упрощает процесс контроля и управления предприятием или отделом, но с другой стороны — некоторые рычаги контроля и давления исчезают.
Очень важно правильно хранить файлы, касающиеся деятельности предприятия, на разных носителях (флешках, облаках, серверах). И тогда электронный вариант документооборота вам будет доступен в любой точки мира. Гораздо проблемнее найти бумажные документы, если нет порядка или нужно поднять архивы. Именно автоматизированная система электронного документооборота позволяет справиться с хаосом и беспорядком.
Стандартный набор функций
Практическая любая система обладает похожими параметрами функционирования:
- Формировать новые счета и расходные накладные по шаблону.
- Загружать документы из почты или компьютера.
- Легче отслеживать передвижение документов между отделами.
- Легко можно отследить редакции и исходные версии, а также обновленные.
- Ставить цели и контролировать процесс выполнения.
- Коллективно работать с документами, используя внутреннюю сеть.
Сегодня все больше предприятий пытается отходить от бумажной документации, используя новый уровень в системе управления. Автоматизация позволяет не только экономить время, но и гораздо быстрее обрабатывать тот или иной вид документа, а значит уменьшать затраты кадровых ресурсов. Используя электронный документооборот вы избавляете себя от лишних поездок за документами, тем самым экономите на амортизации и топливе для автомобиля. Сотрудники работают эффективнее и быстрее реагируют на все запросы. Такой уровень управления гораздо качественнее, эффективнее и приносит гораздо больше результатов.
