5 программ, которые автоматизируют документооборот
Программы автоматической работы с документами расставляют по местам подписи и печати, отправляют бумаги по факсу, формируют реестр договоров, автоматизируют заполнение стандартных бланков. Установить такую программу может любая компания. Стоит познакомиться с топовыми системами автоматизации и сделать выбор в пользу одной из них.
Моя смета
Эта программа автоматизации документооборота позволяет составить смету материалов, услуг, экспортировать ее или отправить на печать. Система основана на табличной форме двумерного представления данных.
Достаточно внести в соответствующие поля номер и дату документа, ФИО заказчика, название объекта, вид работы. Во вкладках указываются материалы, описание работ, расход, оплата труда. Если изменить коэффициенты, программа автоматически рассчитает параметры с учетом изменений.
Смету можно редактировать, объединять, генерировать различные формы и экспортировать в форматы XLS, XLSX, JPEG, DOC, DOCX.
FossLook
Предложенная система позволяет настроить деятельность всего коллектива. В FossLook можно хранить общие папки, доступные всем сотрудникам компании. Здесь можно согласовать документ, распечатать шаблон или создать бизнес-приложение. Информация хранится в единой базе данных, которая защищена от постороннего вмешательства.
Программа позволяет:
- Работать с электронной почтой через внешний почтовый сервер;
- Хранить личные дела сотрудников на корпоративном сервере;
- Создавать собственные документы и папки;
- Связывать документы вручную и автоматически.
Помимо этого, FossLook интегрируется с Microsoft Active Directory, а также поддерживает провайдеры электронно-цифровой подписи.
Канцелярия
Благодаря этой программе, сокращается время на регистрацию документов. Система упорядочивает информацию, что снижает к минимуму поиск необходимых данных. Руководство ценит «Канцелярию» за возможность контролировать выполнение заданий своими сотрудниками и подрядчиками.
Архив документов
Система автоматически систематизирует документы, отправленные в архив. Помимо этого, эта программа электронного документооборота:
- Предоставляет информацию по срокам и исполнителям задач;
- Наглядно показывает, на какой стадии находится выполнение задания;
- Позволяет отслеживать движение документов
- «Разрешает» вносить дополнительную информацию по каждому документы.
Программа отличается удобной поисковой системой, продвинутой аналитикой, гибкой настройкой прав доступа. Удобный функционал для крупных предприятий с большим документооборотом.
Микродок
Система оснащена встроенным функционалом, который рассчитан на регистрацию и контроль документов. Помимо стандартных функций, «Микродок» позволит:
- Создать рабочую группу для обработки поступившей корреспонденции;
- Гибко настроить уровень доступа;
- Распределить работу с документами между сотрудниками компании;
- Проконтролировать обработку документов;
- Отследить связь между документами.
Автоматизированные системы снижают материальные затраты, экономят время, уменьшают риск просрочить задачу или сорвать план. Грамотное планирование дел скажется на работе сотрудников, повысится эффективность работы. А это, в свою очередь привлечет новых клиентов, что существенно повысит прибыль предприятия.
