Для багатьох керівників документація з охорони праці здається нескінченним лабіринтом паперів, формальностей та бюрократії. Це призводить до спокуси підійти до її ведення за залишковим принципом: завантажити шаблони з інтернету, заповнити «для галочки» та сховати у далеку шухляду до приходу інспектора.
Проте, як показує практика та законодавство 2025 року, такий підхід є прямою дорогою до серйозних фінансових санкцій, судових розглядів та навіть призупинення діяльності підприємства. Часто навіть незначні, на перший погляд, помилки можуть стати причиною серйозних санкцій, тому професійна розробка документів з охорони праці є найкращою профілактикою таких ризиків.
Інспектори Державної служби України з питань праці стають все більш прискіпливими, а суми штрафів щорічно індексуються. Тому ігнорування правил ведення документації — це не економія, а гра в рулетку з високими ставками. Розглянемо п’ять найпоширеніших та найдорожчих помилок, яких припускаються українські підприємства.
Використання застарілих або універсальних шаблонів
Найпростіший, але й найнебезпечніший шлях — завантажити пакет документів з інтернету. Такі шаблони часто не враховують актуальні зміни в законодавстві, а головне — абсолютно не відображають специфіку вашого підприємства. Інструкція для офісного працівника не може бути такою ж, як для оператора верстата чи водія навантажувача.
Чому це помилка? Інспектор одразу бачить «шаблонний» підхід. Документи мають бути індивідуалізовані: враховувати конкретне обладнання, що використовується на вашому виробництві, специфічні технологічні процеси, наявні шкідливі фактори та реальні ризики на кожному робочому місці. Універсальна інструкція не захистить ні працівника, ні роботодавця у разі нещасного випадку, оскільки вона не описує реальних небезпек.
Які наслідки? Штраф за невідповідність документації реальним умовам праці. У разі інциденту, така документація буде визнана недійсною, що значно посилить відповідальність керівника.
Формальне проведення атестації робочих місць або її відсутність
Атестація робочих місць за умовами праці — це обов’язкова процедура для підприємств, де є шкідливі або небезпечні фактори. Багато хто проводить її формально, не проводячи реальних замірів, або ж взагалі ігнорує цю вимогу, вважаючи, що «в офісі шкідливостей немає».
Чому це помилка? Навіть в офісі можуть бути фактори, що підлягають атестації, наприклад, рівень шуму від оргтехніки або напруженість зору при роботі за комп’ютером. На виробництві ж атестація — це ключовий документ, на основі якого працівникам надаються пільги, компенсації (додаткові відпустки, доплати, спецхарчування) та визначається право на пільгову пенсію. Відсутність атестації або її формальне проведення є грубим порушенням прав працівників.
Які наслідки? Значні штрафи, які можуть сягати десятків тисяч гривень. Також можливі судові позови від працівників з вимогою виплати компенсацій за всі роки роботи у шкідливих умовах.
Неправильне ведення або відсутність журналів інструктажів
«Так, інструктаж ми провели, всі розписалися». На практиці ж виявляється, що в журналі відсутні дати, номери інструкцій, підписи інструктуючого, або ж інструктаж проводила неуповноважена особа. Ще гірше — коли журнали ведуться «заднім числом» перед перевіркою.
Чому це помилка? Журнал інструктажів — це головний доказ того, що працівник був ознайомлений з правилами безпеки. Будь-які неточності, виправлення або відсутність необхідних реквізитів роблять його недійсним. Інспектор легко виявляє фальсифікацію, порівнюючи дати інструктажів з табелями робочого часу або датами прийняття на роботу.
Які наслідки? Штраф за порушення порядку навчання та інструктажу. У разі нещасного випадку, якщо буде доведено, що інструктаж був проведений неналежним чином, вся відповідальність, включно з кримінальною, лягає на керівника.
Відсутність наказів про призначення відповідальних осіб
Хто відповідає за пожежну безпеку? Хто за електрогосподарство? Хто проводить інструктажі? На словах це може бути визначено, але без офіційного наказу по підприємству ці обов’язки не мають юридичної сили.
Чому це помилка? Законодавство чітко вимагає, щоб за кожен напрямок безпеки була призначена конкретна відповідальна особа, яка пройшла відповідне навчання та має допуск. Якщо наказу немає, то за замовчуванням за все відповідає перша особа — директор.
Які наслідки? Штраф під час перевірки. У разі аварії чи інциденту, відсутність призначених відповідальних осіб автоматично робить директора єдиним винуватцем з усіма відповідними наслідками.
Ігнорування необхідності отримання дозволів на роботи підвищеної небезпеки
Виконання робіт на висоті, зварювальні, газонебезпечні, вантажопідіймальні роботи та експлуатація обладнання підвищеної небезпеки вимагають отримання спеціального дозволу від Держпраці. Багато підприємців або не знають про це, або свідомо ігнорують, щоб «спростити» собі життя.
Чому це помилка? Виконання робіт підвищеної небезпеки без відповідного дозволу є одним із найгрубіших порушень законодавства про охорону праці. Це свідчить про те, що підприємство не має кваліфікованого персоналу, перевіреного обладнання та безпечних умов для виконання таких робіт.
Які наслідки? Величезні штрафи, що можуть сягати сотень тисяч гривень, та негайне призупинення виконання робіт до усунення порушення. У разі нещасного випадку — це гарантована кримінальна відповідальність для керівника.
Документація з охорони праці — це не бюрократія, а «бронежилет» для вашого бізнесу. Вона захищає вас від штрафів, судових позовів та кримінальної відповідальності, а ваших працівників — від травм та професійних захворювань. Найкращий спосіб уникнути перерахованих помилок — це довірити таку відповідальну справу, як розробка документів з охорони праці, фахівцям, які стежать за змінами в законодавстві та знають усі нюанси їх правильного ведення. Інвестиції у якісну документацію сьогодні — це гарантія вашого спокою та стабільності бізнесу завтра.
